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La création d'un compte, assistée par un interface intuitive, se fait en 6 étapes :

 Saisie des informations concernant la société avec possibilité d'y joindre son logo.

 Saisie de l'adresse de la société ainsi que de l'identité de son responsable.

 Saisie des informations concernant le tournage avec possibilité d'y joindre une image représentative de celui-ci.

 Création des utilisateurs ayant accès au site et devant s'identifier par login et mot de passe. Au moins trois utilisateurs avec des privilèges d'accès différents sont nécessaires, dans l'ordre :

  • Le Manager, concrètrement le directeur de production ou son secrétariat, contrôle et gère les documents, peut en ajouter, en supprimer et valider ceux proposés par les autres utilisateurs. Il est amplement recommandé de lui attribuer un login et un mot de passe solide, mélangeant aléatoirement lettres et chiffres.
  • La Production, concrètement l'administration de la société, peut visualiser les documents autorisés par le Manager, en particulier ceux qui lui sont destinés et invisibles des autres utilisateurs de privilèges inférieurs, par exemple les rapports de production. Il est là aussi recommandé de lui attribuer un login et un mot de passe solide.
  • Le Visiteur Enregistré, concrètement les membres d'une équipe de tournage, peut visualiser l'ensemble des documents qui lui sont destinés, mais pas ceux nécessitant des privilèges supérieurs comme les rapports de production, non plus ceux qui ne sont pas validés par le Manager. De son côté, il peut proposer ses propres documents, comme des photos de plateau, qui seront visibles après validation par le Manager. Il est recommandé de lui attribuer un login et un mot de passe facilement mémorisables sans toutefois être évidents.

 Mise en place de deux comptes emails @prodencours.com, le premier pour les courriers d'ordre général adressés au secrétariat de production, l'autre pour les courriers d'ordre particulier adressés au directeur de production. Ces adresses pourront être éventuellement redirigées automatiquement vers des comptes emails personnels déjà existants. Création d'une adresse de mailing-list pour l'envoi groupé d'informations ou de documents du tournage.

 Choix du login et du mot de passe permettant la gestion du compte. Il est à noter que la gestion du compte est indépendante de la gestion des documents.


L'espace de 150 Mo sera fonctionnel dès validation du compte par le webmaster. La mise en place des comptes emails se fait dans les 24h00. Ceux-ci ont chacun une boîte aux lettres de 25 Mo avec une limitation de 10 Mo par envoi. Ils peuvent être consultés via le webmail du site ou avec tout logiciel de mail auparavant convenablement configuré.

La constitution d'un carnet d'adresses email de l'équipe de tournage et de toutes personnes en relation avec celui-ci et les inscriptions à la mailing-list, se font dans l'espace Manager après validation du compte.

Les comptes, les documents, les comptes pop et courriers associés sont détruits 3 semaines après la fin du tournage.

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